Chuyên đề Sáng kiến cải tiến kỹ thuật về công tác quản lý hồ sơ chuyên môn

 PHÒNG GD-ĐT BA TƠ	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS TT BA TƠ	 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ba Tơ, ngày 27 tháng 12 năm 2010
	Chuyên đề:
SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT
VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN
	Người thực hiện:	Nguyễn Văn Thân
	Đơn vị:	Tổ xã hội, Trường THCS TT Ba Tơ.
	Công tác quản lý hồ sơ chuyên môn ở các tổ chuyên môn là một công việc không hề đơn giản, vừa thể hiện tính khoa học, vừa thể hiện tính sáng tạo. Để đảm bảo xây dựng bộ hồ sơ quản lý khoa học, đáp ứng được nhu cầu công tác, kiểm định chất lượng giáo dục, đánh giá chuẩn GV THCS thì hồ sơ là minh chứng quan trọng chứng minh về sự phát triển công tác giáo dục của đơn vị, đây cũng là cơ sở cho các cấp kiểm tra, đánh giá. Bản thân là một tổ viên tổ xã hội, đã từng làm công tác TTCM, có nhiều trăn trở, qua chuyên đề này, bản thân mong muốn có những đóng góp thiết thực vào công tác quản lý hồ sơ chuyên môn, dẫu biết công tác chuyên môn của các tổ, trường đã thực hiện tốt.
	Về hồ sơ của tổ chuyên môn, thực tế về sổ mà tổ chuyên môn theo dõi, ghi chép chỉ có sổ ghi biên bản, sổ quản lý tổ chuyên môn (không tính quyển sổ ghi chép của cá nhân, có phần lộn xộn, ghi tổng hợp nhiều nội dung của cá nhân). Nếu chỉ thế thì việc theo dõi hoạt động của giáo viên trong trong tổ sẽ chưa đầy đủ.
	Về cơ cấu tổ chuyên môn: Đã có 01 TT, 01 TPCM nên có thể phân công công việc rõ ràng để đảm bảo thực hiện có hiệu quả trong công việc cũng như tạo sự tin tưởng, thuyết phục ở các tổ viên.
	I/Đối tượng áp dụng:	Công tác quản lý hồ sơ chuyên môn.
	II/Phạm vi áp dụng:	Tổ chuyên môn, chuyên môn trường, cấp THCS.
	III/Đơn vị áp dụng:	Trường THCS TT Ba Tơ.
	IV/Nội dung:
	1/Quản lý công tác nộp đề kiểm tra định kỳ của GV:
	- Ngay từ đầu năm học, mỗi giáo viên lập một bản kế hoạch thời gian các tiết kiểm tra định kỳ(như sau).
	- Đối với cá nhân: có tác dụng trong việc định hình trước kế hoạch kiểm tra để lập đề kiểm tra đúng tiến độ và nộp về TCM kịp thời.
	- Đối với tổ chuyên môn: Lập mỗi giáo viên 01 bì hồ sơ, dán bản kế hoạch thời gian kiểm tra bên ngoài, theo dõi việc nọp đề của GV một cách dễ dàng, định kì hằng tháng rà soát, đánh giá.
	VD: Năm học 2010-2011, bản thân được phân công giảng dạy bộ môn Ngữ văn 6,9 và đã lập 01 bản kế hoạch thời gian biểu về kiểm tra định kỳ như sau:
TT
Lớp
Học kỳ
Tiết
Phân môn
Đã nọp
(t/gian)
Chưa nọp
Ghi chú
1
6
I
17,18
Viết bài LTV số 1
Tuần 5 
2
28
Kiểm tra văn
Tuần 7
3
37,38
Viết bài TLV số 2
Tuần 10
4
46
Kiểm tra tiếng Việt
Tuần 12
5
49,50
Viết bài TLV số 3
Tuần 13
6
II
88
Viết bài TLV ở nhà
Tuần 23
7
97
Kiểm tra văn
Tuần 26
8
105,106
Viết bài TLV tả người
Tuần 28
9
115
Kiểm tra tiếng Việt
Tuần 30
10
121,122
Viết bài TLV MTST
Tuần 32
//
1
9
I
14,15
Viết bài LTV số 1
Tuần 3 
2
34,35
Viết bài LTV số 2
Tuần 7 
3
46
Kiểm tra truyện TĐ
Tuần 10
4
69,70
Viết bài LTV số 3
Tuần 14 
5
75
Kiểm tra tiếng Việt
Tuần 16
6
77
Kiểm tra thơ và truyện HĐ
Tuần 16
7
II
104-105
Viết bài LTV số 5
Tuần 22 
8
120
Viết bài LTV số 6 ở nhà
Tuần 25 
9
130
Kiểm tra về thơ
Tuần 27
10
139-140
Viết bài LTV số 7
Tuần 29 
11
155
Kiểm tra về truyện
Tuần 32
12
157
Kiểm tra tiếng Việt
Tuần 33
2/ Quản lý việc ký giáo án định kỳ, kiểm tra giáo án:
	Ở tổ chuyên môn lập bảng biểu hồ sơ theo dõi giáo viên như sau:
	a/ Về việc ký giáo án:
TT
Họ và tên GV
Tháng 9
Tháng 10
Tháng 11
Tháng 12
..
Ghi chú
Lần 1, ngày../
Lần 2, ngày../
Lần 1, ngày../
Lần 2, ngày../
Lần 1, ngày../
Lần 2, ngày../
Lần 1, ngày../
Lần 2, ngày../
1
A
2
B.
Kẻ dọc khổ giấy, TCM theo dõi, ghi thời gian hoặc đánh X vào các lần ký giáo án, làm cơ sở đánh giá cuối kỳ, cuối năm.
	b/ Về việc kiểm tra bộ hồ sơ cá nhân giáo viên:
	* Kiểm tra đợt 1: Ngày/..
TT
Họ và tên GV
Tên hồ sơ/xếp loại
Xếp loại chung
Ghi chú/những sai sót góp ý
Giáo án
Sổ dự giờ
Lịch báo giảng
ĐD DH
Sổ công tác
Sổ họp
Tích lũy KN
Sổ điểm
Kế hoạch CM
.
1
A
* Kiểm tra đợt 2: Ngày/..
TT
Họ và tên GV
Tên hồ sơ/xếp loại
Xếp loại chung
Ghi chú/những sai sót góp ý
Giáo án
Sổ dự giờ
Lịch báo giảng
ĐD DH
Sổ công tác
Sổ họp
Tích lũy KN
Sổ điểm
Kế hoạch CM
.
1
A
	c/ Theo dõi việc nộp giáo án tốt:
TT
Họ và tên GV
Tháng 9
.
..
Ghi chú
Tiết
Lớp
Bài
1
A
2/ Theo dõi các cuộc họp:
TT
Họ và tên GV
Thời gian các cuộc họp
Ghi chú
Ngày.../  họp (tổ)
Ngày.../  họp (HĐSP)
.
1
A
	Đánh X hoặc P, K vào thời gian của cuộc họp.
	3/ Theo dõi Hội thảo chuyên môn:
TT
Họ và tên GV
Tên chuyên đề hội thảo
Thời gian hội thảo
Phạm vi áp dụng
Thành phần tham gia
Ghi chú/ tóm tắt góp ý
1
A
2
B.
	4/ Tổng hợp kết quả thao giảng, đột xuất:
TT
Họ và tên GV
Thao giảng
Đột xuất
Kết quả thanh tra của trường, cấp trên
Ghi chú
Thời gian
Xếp loại
Thời gian
Xếp loại
1
A.
	5/ Tổng hợp theo dõi thi đua cuối kì, cuối năm:
TT
Họ và tên GV
Đăng kí danh hiệu TĐ
Cấp khen
Xếp loại HSCM
Xếp loại QCCM
Xếp loại giờ dạy
Xếp loại CN
Các hoạt đông khác
.
Ghi chú
1
A
2
B
	6/ Theo dõi công văn đến, công văn đi:
	a/ Về công văn đến: Công văn đến có thể là công văn của Phòng, Sở, của trường, tổ chuyên môn cần lưu cụ thể để theo dõi một cách có hệ thống.
TT
Số đến, ngày..
Số công văn, thời gian
Công văn cấp
Nội dung công văn
Thời hạn áp dụng
Ghi chú
1..
	b/Công văn đi: Công văn đi là những văn bản của tổ gửi lên BGH nhà trường, kể cả các biểu mẫu thống kê điểm, báo cáo tiến độ thực hiện chương trình...
TT
Thời gian gửi
Về việc
Nơi nhận
Ghi chú
* Trên đây là một vài ý kiến nhỏ, tổ chuyên môn trong quá trình thực hiện có thể bổ sung (chẳng hạn như biểu mẫu theo dõi về thanh tra, kiểm tra giáo viên, về thành tích của giáo viên, về kết quả BDHSG,), sáng tạo thêm những biểu mẫu phù hợp cho công tác quản lý của mình, mong sẽ giúp ít nhiểu trong công tác quản lý hồ sơ chuyên môn ở cấp tổ, cấp trường.
* Các tổ chuyên môn, cá nhân giáo viên nếu tích cực lập hồ sơ theo dõi, thực hiện ngay từ đầu và trong quá trình thực hiện tiếp tục bổ sung, sáng tạo thêm thì công tác quản lý hồ sơ ở các tổ sẽ đảm bảo thực hiện tốt. (Tổ chuyên môn đóng thành tập để theo dõi xuyên suốt 1 năm, lập kèm theo phần ghi chép về triển khai công tác, đánh giá công tác hằng tháng - mỗi TT,TP có một tập về biểu mẫu thống kê để theo dõi, cuối mỗi tháng sẽ cùng tổng kết, bổ sung những nội dung mà bản thân theo dõi thực hiện, tập biểu mẫu này sẽ luôn ở trong cặp cũng như quyển sổ điểm cá nhân mỗi giáo viên vậy).
* Mong được sự đóng góp ý kiến của quý đồng nghiệp để chuyên đề được bổ sung hoàn thiện, để công tác quản lý hồ sơ chuyên môn tốt hơn.
	Người thực hiện
	Nguyễn Văn Thân