Giáo án Tin học - Bài 2: Hệ soạn thảo văn bản microsoft word

bài 2
hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word
I/ Giới thiệu:
1- Khởi động chương trình: (3cách)
Nhắp chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải hay góc dưới
bên trái màn hình.
Nhắp kép chuột vào biểu tượng có chữ ở màn hình nền
Nhắp chuột vào nút Start, nhắp tiếp vào dòng Programs, xong nhắp vào dòng Microsoft Word
2- Màn hình của Microsoft Word:
a) Thanh tiêu đề:
Ghi tên chương trình và tên tệp tài liệu thứ nhất có sẵn là Document1, khi ta ghi văn bản lên đĩa và đặt tên - tên này xẽ thay thế từ Document
b) Thanh Menu ngang:
Chứa bảng chọn các lệnh của Word, gồm 9 mục: Fie, Edit, View...
c) Thanh công cụ:
Chứa các lệnh thường dùng của Word dưới dạng biểu tượng và được chọn bằng chuột.
d) Thanh định dạng:
Chứa các nút để thay đổi font chữ ,cỡ chữ, mằu chữ...
3- Các thao tác cơ bản với 1 tệp văn bản:
a) Cách ghi văn bản lên đĩa:
- Cách 1: Nhắp chuột vào nút Save (thứ 3) trên thanh công cụ.
- Cách 2: ấn giữ phím Ctrl và ấn vào chữ S (Ctrl +S)
* Lưu ý: Thao tác ghi được thực hiện nhiều lần trong quá trình soạn thảo, nếu là lần đầu tiên ghi văn bản hộp thoại xuất hiện, ta phải gõ vào tên của văn bản trong khung File name, gõ xong tên, ấn phím Enter.
Nhớ đánh tên văn bản bằng tiếng việt không có dấu, dài không quá 255 ký tự.
b) Mở tệp văn bản có sẵn:
- Nhắp chuột vào nút Open (thứ 2) trên thanh công cụ hộp thoại xuất hiện, nhắp kép chuột vào tên văn bản cần mở.
c) Mở tệp văn bản mới:
	- Nhắp chuột vào nút New (thứ 1) trên thanh công cụ.
4- Thoát khỏi Word:
- Cách1: Nhắp chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải.
- Cách 2: Nhắp chuột vào File nhắp tiếp vào dòng Exit.
- Cách 3: ấn giữ phím Alt và ấn phím F4
*Lưu ý: Nếu bất kỳ đoạn văn bản nào chưa được ghi lên đĩa, thì trước khi thoát Word xuất hiện hộp thoại, hỏi lại.
- Nếu chọn Yes: để ghi lại và thoát
- Nếu chọn No: để không ghi lại và thoát
- Nếu chọn Cancel: để huỷ lệnh thoát (không thoát)
II/ Soạn thảo và Định dạng văn bản:
1- Vấn đề về gõ tiếng Việt trong Word:
Để soạn thảo được văn bản bằng tiếng Việt trong Word ta thường dùng bộ gõ VIETKEY và chọn bảng mã TCVN3. Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn Quốc gia năm 1993 thường được dùng ở các tỉnh phía Bắc, bộ phông chữ kèm theo là phông chữ ABC thường đặt tên bắt đầu 2 bằng chữ Vn, phông chữ IN HOA kết thúc bằng chữ H. (Ví dụ: VnTime - in thường; VnTimeH - IN HOA ...)
Bộ gõ VIETKEY: sau khi cài đặt xong biểu tượng bộ gõ xuất hiện trên thanh Start (góc dưới bên phải màn hình).
Nếu biểu tượng có hình chữ V là chế độ gõ tiếng Việt, nếu là hinh chữ E là chế độ gõ tiênh Anh. Nhắp chuột vào biểu tượng để thay đổi chế độ gõ.
2- Cách soạn thảo tiếng Việt: (xem bài mở đầu)
3- Cách chọn văn bản (bôi đen):
C1: Đưa trỏ chuột về đầu dòng, bấm và giữ nút trái rồi kéo xuống cuối dòng.
C2: Đưa trỏ chuột về đầu dòng, bấm và giữ phím Shift và ấn phím ố
4- Thay đổi Font chữ, cỡ chữ, màu chữ: (2 cách)
a) Cách 1: Dùng các nút trên thanh định dạng:
* Thay đổi Font chữ:
Chọn đoạn văn bản (bôi đen)
Nhắp chuột vào nút Font trên thanh công cụ, danh sách tên các Font chữ xuất hiện, nhắp chuột vào tên font chữ cần chọn.
* Thay đổi cỡ chữ;
Chọn đoạn văn bản (bôi đen) 
Nhắp chuột vào nút Font Size danh sách cỡ chữ xuất hiện, nhắp chuột vào cỡ chữ cần chọn hoặc gõ từ bàn phím và ấn Enter.
* Chọn chữ đậm ,chữ nghiêng và chữ có ghạch chân
Chọn đoạn văn bản (bôi đen) 
Nhắp chuột vào các nút :	B chữ đậm (Bold)
	I chữ nghiêng (Italic)
	U chữ ghạch chân (Underline)
* Dóng văn bản 
Chọn đoạn văn bản (bôi đen) Căn thẳng lề trái (có sẵn)
Nhắp chuột vào các nút : 	Căn thẳng ra giữa
	Căn thẳng lề phải
	Căn lề thẳng hai bên
* Chọn mằu cho văn bản: 
Chọn đoạn văn bản (bôi đen) 
Nhắp chuột vào nút bảng mằu xuất hiện, nhắp vào màu cần chọn.
b) Cách 2: Dùng Menu và hộp thoại.
Chọn đoạn văn bản (bôi đen) 
Nhắp vào Format chọn dòng Font... hộp thoại xuất hiện
+ Mục Font để chọn phông chữ, nhắp chuột vào tên phông chữ để chọn.
	+ Mục Font style để chọn chữ đậm, chữ nghiêng
	Italic: nghiêng
	Bold: đậm
	+ Mục Size chọn cỡ chữ
	+ Mục Fontcolor chọn màu chữ
	+ Mục Underline style chọn kiểu chữ ghạch chân
	+ Mục Underline color chọn màu ghạch chân
	Chọn xong ấn OK hoặc gõ Enter.
5- Sao chép văn bản: (copy) 
Chọn đoạn văn bản cần sao chép (bôi đen) 
Nhắp chuột vào nút Copy hoặc ấn Ctrl + C	
Chuyển con trỏ xuống vị trí cần sao chép đến
Nhắp vào nút Paste hoặc ấn Ctrt + V
6- Di chuyển văn bản: (Cut)
Chọn đoạn văn bản cần di chuyển (bôi đen) 
Nhắp chuột vào nút Cut hoặc ấn Ctrl + X	
Chuyển con trỏ đến vị trí cần chuyển đến
Nhắp vào nút Paste hoặc ấn Ctrt + V
7- Xoá văn bản:
Chọn đoạn văn bản cần xoá (bôi đen) 
ấn phím Delete
8- Khôi phục văn bản vừa xoá:
ấn Ctrl + Z hoặc nhắp chuột vào nút Undo trên thanh công cụ.
III/ các chức năng đặc biệt của Word:
1- Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản:
Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
Nhắp vào Insert chọn dòng Symbol... hộp thoại xuất hiện, nhắp chuột vào ký tự cần chèn và nhắp vào nút Insert nhắp tiếp nút Close để đóng hộp thoại.
* Lưu ý:
Nếu trên hộp thoại không có ký hiệu cần trèn thì nhắp chuột vào mục Font để chọn
Để thay đổi kích thước, xoá ký tự đã chèn, thực hiện như văn bản.
2- Chèn hình ảnh vào văn bản:
Đặt con chỏ vào vị trí cần trèn 
Nhắp vào Insert chọn dòng Picture chọn tiếp Clip Art HTXH
Nhắp vào nhóm ảnh, nhắp vào ảnh cần chèn
Nhắp vào nút Irsert clip
 	Xong chọn OK
* Thay đổi kích thước hình ảnh:
Nhắp chuột vào ảnh để có các dấu o quanh ảnh
Đưa trỏ chuột vào các dấu này, trỏ chuột thành hình nhắp giữ nút trái và rê chuột 
* Di chuyển hình ảnh:
Đưa trỏ chuột vào hình ảnh, trỏ chuột thành hình nhắp giữ nút trái và rê chuột
* Xoá ảnh:
Nhắp chuột vào ảnh, ấn phím Delete
* Khôi phục ảnh vừa xoá: ấn Ctrl + Z
3- Tạo văn bản dạng cột báo:
Soạn thảo văn bản bình thường, soạn xong ấn Enter 1 - 2 lần để lấy khoảng trống
Chọn toàn bộ đoạn văn bản (chọn vừa đủ đoạn văn bản)
Nhắp vào Format chọn dòng Columns... hộp thoại xuất hiện
Nhắp chuột vào các mục One, Tow, Three để chọn số cột, rồi chọn OK
* Lưu ý: 
N ếu số cột > 3 thì chọn trong mục Number of columns để tăng giảm số cột ở bên trong.
4- Tạo chữ cái lớn đầu dòng:
Chọn chữ cái cần tạo (bôi đen) 
Nhắp vào Format chọn dòng Drop Cap... hộp thoại xuất hiện
Nhắp chuột vào mục Dropped để tạo chữ to nằm trong trên đỉnh của văn bản
Nhắp chuột vào mục In Margin để tạo chữ to nằm ngoài trên đỉnh của văn bản
Mục Font chọn Font chữ cho chữ to
Mục Lenes to drop chọn chiều cao của chữ to
Mục Distance from text chọn khoảng cách từ chữ to đến văn bản
	Xong ấn OK
5- Sử dụng thanh công cụ đồ hoạ:
Nhắp chuột vào nút 	 Drawing để bật tắt thanh công cụ, thanh công cụ xuất hiện như sau: (Công dụng của các nút tính từ trái qua phải)
1. Draw: Định dạng hình vẽ
2.
3.
4. AutoShapes: Vẽ các hình đặc biệt
5. Vẽ đường thẳng
6. Vẽ hình mũi tên
7. Vẽ hình vuông hoặc hình chữ nhật
8. Vẽ hình tròn hoặc hình Elip
9. Vẽ hộp văn bản
10. Toạ văn bản nghệ thuật
11. Chèn hình ảnh vào văn bản
12. Chọn màu nề cho hình vẽ
13. Chọn màu nét vẽ
14. Chọn màu Font chữ trong hình vẽ
15. Chọn nét vẽ to/nhỏ liền
16. Chọn nét vẽ to/nhỏ đứt
17. Chọn chiều hình mũi tên
18. Chọn bóng cho hình vẽ
19. Toạ khối cho hình vẽ.
* Cách vẽ:
Nhắp chuột vào hình cần vẽ
Đưa trỏ chuột ra màn hình, trỏ chuột thành hình dấu +
Nhắp giữ nút trái và rê chuột để vẽ
* Thay đổi kích thước, di chuyển, xoá hình vẽ: Thực hiện như với hình ảnh
* Thêm văn bản vào trong hình vẽ:
Nhắp phải chuột lên hình vẽ, menu xuất hiện nhắp tiếp dòng Add Text
6- Tạo văn bản nghệ thuật:
Nhắp chuột vào nút trên thanh đồ hoạ hộp thoại xuất hiện
Nhắp chọn một mẫu văn bản WordArt rồi chọn OK hộp thoại tiếp theo xuất hiện, xoá dòng Your Text Here
Chọn font chữ, cỡ chữ, rồi nhắp chuột vào khung để nhập văn bản, nhập xong chọn OK văn bản được chèn ra màn hình cùng thanh công cụ
*Các nút trên thanh công cụ:
1. Tạo văn bản mới
2. Sửa nội dung văn bản đã tạo
3. Thay đổi mẫu Word Art ban đầu
4. Chọn màu cho văn bản nghệ thuật
5. Chọn kiểu mẫu văn bản chi tiết (có 40 kiểu)
6. Xoay chiều văn bản (360o)
7. Định dạng văn bản
8. Toạ chữ và dấu thẳng hàng
9. Trải văn bản theo chiều dọc
10. Dóng văn bản
11. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự.
* Để thay đổi kích thước, di chuyển, xoá văn bản nghệ thuật: Giống như hình ảnh
7- Thay đổi khoảng cách dòng (aragraph - đoạn văn bản):
Chọn đoạn văn bản (bôi đen)
Nhắp vào Format chọn dòng Paragraph... hộp thoại xuất hiện
Trong mục Line spacing chọn các khoảng cách:
+ Single : Đặt khoảng cách dòng đơn.
+ 1.5 lines : Đặt khoảng cách dòng gấp rưỡi
+ Double : Đặt khoảng cách dòng gấp đôi
+ At least : Đặt khoảng cách dòng nhỏ nhất
+ Exactly : Đặt khoảng cách dòng chính xác do người sử dụng đưa vào trong mục At:
 (thường đặt khoảng từ 18 pt đến 20 pt)
+ Multiple : Đặt khoảng cách dòng lớn nhất. Xong chọn OK.
8- Định nghĩa các từ viết tắt:
a) Đặt các từ viất tắt bằng AutoCorrect:
Nhắp vào Tools chọn AutoCorrect... hộp thoại xuất hiện
Gõ từ thay thế vào khung Replace rồi ấn phím Tab để chuyển con trỏ sang khung With gõ vào từ cần viết tắt rồi chọn OK.
* Lưu ý:
Từ thay thế: Gõ ít nhất 2 ký tự và không trùng với một từ.
Từ cần viết tắt: Có thể nhiều từ.
b) Đặt tắt các tiêu đề bằng AutoText:
Tạo tiêu đề mẫu, chọn toàn bộ tiêu đề
Nhắp vào Insert chọn dòng AutoText chọn tiếp AutoText... hộp thoại xuất hiện
Gõ từ thay thế tiêu đề vào khung Enter Auto Text entries here rồi nhắp vào nút Add
Kể từ đó khi cần sử dụng tiêu đề vừa đặt chỉ cần gõ từ thay thế và ấn phím F3.
IV/ Trình bày trang và màn hình:
1- Chọn cỡ giấy và hướng in:
Nhắp vào File và bấm vào Page Setup... hộp thoại xuất hiện
Nhắp chọn thẻ Paper Size
Mục PaPerSize chọn cỡ giấy (chọn A4 210 x 297 mm)
Mục Orientation để chọn hướng In
+ Chọn Portrait để in dọc giấy
	+ Chọn Landscape để in ngang giấy
	Xong chọn OK
2- Đặt khoảng cách lề:
Nhắp vào File chọn PageSetup... hộp thoại xuất hiện
Chọn thẻ Margins
+ Mục Top đặt khoảng cách lề trên (1,8 cm)
+ Mục Bottom đặt khoảng cách lề dưới (1,8 cm)
+ Mục Left đặt khoảng cách lề trái (3 cm)
+ Mục Right đặt khoảng cách lề phải (2 cm). Xong chon OK
3- Đánh số trang tự động:
Nhắp vào Insert nhắp tiếp vào Page Numbers... hộp thoại xuất hiện
Mục Position chọn : 
Top of page để đánh số ở trên đầu trang
Bottom of page để đánh số ở cuối trang
Mục Alignment chọn vị trí của số trang
	Chọn Left đánh số sang trái
	Chọn Center đánh số vào giữa
	Chọn Right đánh số sang phải.	Xong chọn OK
4- Đặt tiêu đầu trang, cuối trang:
Nhắp vào View chọn dòng Header and Footer vùng trình bày tiêu đề và thanh công cụ xuất hiện.
Nhập vào tiêu đề và định dạng như văn bản bình thường, xong nhắp nút Close.
5- Bật tắt các thanh công cụ:
Nhắp vào View nhắp tiếp dòng Toolbars danh sách tên các thanh công cụ xuất hiện nhắp chuột vào các tên này, để bật hoặc tắt.
Các thanh công cụ này có thể di chuyển thay đổi vị trí tuỳ người sử dụng.
6- Chọn các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình:
	Word cung cấp 4 chế độ hiển thị văn bản khác nhau bao gồm:
Normal : Chế độ hiển thị bình thường dùng cho việc nhập nhanh văn bản, đường phân trang là dòng kẻ chấm ngang.
Web Layout : Chế độ hiển thị tài liệu dạng trang Web, không có đường ngắt trang.
Print Layout : Chế độ hiển thị văn bản theo trang, đường phân trang là đường kẻ to, cho thấy rõ phần lề của văn bản (chế độ này thường được sử dụng vì dễ quản lý văn bản).
Outline : Chế độ hiển thị văn bản theo tiêu đề.
Vào menu View để chọn các chế độ trên.
V/ Tạo lập bảng biểu:
1- Tạo một bảng mới:
Đặt con trỏ vào vị trí cần tạo, nhắp vào Table nhắp tiếp Insert nhắp tiếp Table... hộp thoại xuất hiện
Mục Number of columns để chọn số cột (chọn đủ số cột trong bảng mẫu)
Mục Number of rows để chọn sổ dòng (nên chọn từ 4-5 dòng).	Xong chọn OK
2- Thay đổi đường kẻ cho bảng:
Nhắp chuột vào nút 	 Tables and borders để bật/tắt thanh công cụ
Nhắp vào nút Line Style nhắp tiếp vào đường kẻ cần chọn, trỏ chuột thành hình bút, nhắp gĩư nút trái và rê chuột lên đường kẻ cần thay đổi, xong nhắp ra ngài bảng để hủt thao tác này.
3- Thay đổi độ rộng cột:
Đưa trỏ chuột vào đường phân cách giữa 2 cột, trỏ chuột thành hình (mũi tên 2 chiều) nhắp giữ nút trái và rê chuột.
4- Đánh số thứ tự trong bảng:
Chọn các ô cần đánh số (bôi đen) 
Nhắp chuột vào nút Numbering
5- Thêm dòng vào bảng:
Đặt con trỏ vào ô cuối cùng trong bảng, ấn phím Tab	
6- Xoá dòng & cột:
Chọn dòng hoặc cột cần xoá (bôi đen) 
Nhắp vào Table nhắp tiếp vào Delete ð chọn: 
	+ Table xoá toàn bộ bảng
	+ Columns xoá cột
	+ Rows xoá dòng
	+ CeIls xoá ô.
7- Chèn thêm dòng hoặc cột:
Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
Nhắp vào Table chọn dòng Insert ð chọn tiếp:
	+ Columns to the Left để chèn cột trống vào bên trái vị trí con trỏ.
	+ Rows Above để chèn dòng trống lên dòng trên vị trí con trỏ
8- Gộp nhiều ô thành 1 ô:
Cách 1: Chọn các ô cần gộp, nhắp chuột vào nút Merge Cells
Cách 2: Mở thanh công cụ Tables and borders nhắp chuột vào nút Eraser di trỏ chuột vào đường kẻ cần xoá, nhắp giữ nút trái & rê chuột để xoá, nhắp chuột ra ngoài bảng để huỷ tác dụng.
VI/ In ấn	
1- Xem tài liệu trước khi in:
Nhắp chuột vào nút Print Preview màn hình chế độ View xuất hiện, ở chế độ này ta có thể cho hiện 1 hay nhiều trang tài liệu trên màn hình cùng một lúc bằng cách thay đổi số % hiển thị, xem xong nhắp vào nút Close để đóng chế độ.
2- In ra giấy:
Nhắp vào File chọn dòng Print... hộp thoại xuất hiện
Mục Priter hiển thị kiểu máy in
Mục Page rarge chọn cách in ra: Nếu chọn
	+ AII để in toàn bộ văn bản
	+ Current page để in trang hiện tại
	+ Pages gõ vào số trang cần in (1,3,5)
Mục Copies chọn số lần in ra.	Xong chọn OK
VII/ Bảo vệ tài liệu: (không cho phép mở tài liệu).
Mở tài liệu cần bảo vệ, nhắp vào File chọn Save As... hộp thoại xuất hiện, nhắp vào mục Tools chọn dòng General Option... hộp thoại tiếp theo xuất hiện, nhắp chuột vào khung Password to open: gõ vào mã khoá rồi ấn Enter hộp thoại tiếp xuất hiện gõ lại mã khoá một lần nữa rồi Enter, nhắp tiếp vào nút Save.
Vào File chọn dòng Close để đóng văn bản.
Kể từ đó khi muốn mở văn bản đã được khoá phải gõ đúng mã khoá đã đặt rồi ấn Enter.